Dzień 14 – Tablica Scrum i wykres Burndown

Ten post jest częścią cyklu Pierwsze Dni Scrum.

Wczoraj rozmawialiśmy o tym, w czym mogą pomóc codzienne standup’y. Dzisiaj przyjrzymy się dwóm pozostałym narzędziom wspomagającym organizację pracy podczas sprintu: Tablicy Scrum i Wykresowi Wypalania (burndown).

Tablica Scrum – zawsze wiemy na czym stoimy i jaki jest następny krok

Standupy działają najlepiej, gdy odbywają się w bezpośrednim sąsiedztwie tablicy, na której stale widoczny jest aktualny plan (Backlog Sprintu) na przykład w formie listy zadań z podziałem na zadania do wykonania, w robocie i zakończone. Na tablicy można też wizualizować inne ważne informacje: tematy do omówienia na retrospekcję, poziom subiektywnego zadowolenia wszystkich członków zespołu (poszukaj pod hasłem happiness metric) lub wyróżnione innym kolorem bieżące zlecenia utrzymaniowe, z którymi nie można poczekać do następnego sprintu.

Najlepszym narzędziem jest tu najczęściej zwykła tablica korkowa (białe zostawmy do rysowania podczas spotkań i dyskusji), z żółtymi karteczkami reprezentującymi zadania. Ma ona tą zaletę, że jest zawsze widoczna i łatwa do aktualizacji. Poza tym jest też łatwa do modyfikacji, jeśli zespół zechce np. wypróbować inny sposób śledzenia postępów. Stanowi też świetny radiator informacji, wokół którego rozgrywa się praca zespołu. Tablica stymuluje też interakcję z osobami poza zespołem, których uwage przyciągnęło coś co na niej zobaczyły.

Oczywiście istnieje szereg narzędzi elektronicznych pozwalających zarządzać Tablicą Scrum. Kilka popularnych rozwiązań to:

1. rozbudowany Green Hopper (będący nakładką na system Jira),
2. minimalistyczne Trello,
3. nastawione na płynność przepływu pracy Kanbanery.

Jeśli jednak zdecydujemy się na elektroniczną wersję tablicy to musimy się liczyć z mniejszą widocznością informacji w niej zawartych. Warto zastanowić się wtedy nad zniwelowaniem tej słabości np. poprzez wyświetlanie tablicy na centralnie umieszczonym ekranie, tak jak to robi np. warszawska firma TouK:

Burndown i diagnoza sytuacji

Po aktualizacji planu (np. podczas standupu) możemy podsumować ile pracy pozostało do wykonania i porównać tą liczbę z czasem pozostałym do zakończenia sprintu. Pozostałą pracę można mierzyć za pomocą sumy godzinowych oszacowań pozostałych zadań, samej liczby zadań (jeśli mamy ich dużo i wszystkie są mniej więcej podobnych rozmiarów) lub w dowolny inny, odpowiedni do sytuacji, sposób. Dystans pozostały do pokonania możemy zwizualizować za pomocą wykresu burndown, który pozwala nam na pierwszy rzut oka ocenić sytuację w sprincie:

Kształt burndown’u pozwala nam też zdiagnozować ograniczenia, nawet jeśli wyrabiamy się w sprincie:

Jeśli nasze postępy są wyraźnie wolniejsze niż zakładane, możemy natychmiast poinformować Właściciela Produktu i uzgodnić z nim, które zadania w sprincie mają najwyższy priorytet, a które będą musiały zostać odłożone na później.

Jeśli wykres ma kształt urwiska (większość zadań domykana jest dopiero pod koniec sprintu) to może to świadczyć o kilku możliwych problemach. Najczęściej występują dwa:

1. Być może dzielimy pracę na zbyt długie zadania (w sprincie zadania rzadko powinny przekraczać jeden dzień). Akceptując wielodniowe, indywidualne prace tracimy możliwość śledzenia prawdziwej sytuacji i jeśli któreś z długich zadań się przeciągnie to dowiemy się o tym dopiero pod koniec sprintu – zbyt późno by cokolwiek poradzić.
2. Być może zespół bierze (lub co gorsza: dostaje) do wykonania zbyt wiele pracy i pod koniec sprintu heroicznym wysiłkiem nadgania zaległości (co prowadzi do natychmiastowej zapaści jakości i szybkiego wypalenia zespołu).

Jeśli wykres przez część sprintu rośnie zamiast maleć to być może to świadczyć o tym, że:

1. W trakcie przypominaliśmy sobie o dodatkowych zadaniach niezbędnych do realizacji wybranych historyjek. Powinniśmy popracować nad bardziej precyzyjnym planowaniem.
2. Często natrafiamy na nieprzewidziane problemy techniczne. Powinniśmy rozważyć zastosowaniem eksperymentów technicznych, które pozwolą nam zbadać teren przed przyjęciem do realizacji “produkcyjnej” historyjki.
3. W trakcie sprintu na zespół spada dużo dodatkowych zleceń, nie związanych z realizowanymi historyjkami (lub co gorsza PO nakazuje realizację dodatkowych historyjek). Musimy zadbać o lepszą ochroną zespołu, by dać mu swobodę sprawnej realizacji wybranych historyjek.

Pytania do Was:

1. Czy utrzymujecie aktualny plan w widocznym, łatwo dostępnym miejscu, które zachęca do codziennej jego aktualizacji?
   
2. Czy śledzicie prace pozostałe do wykonania w trakcie sprintu?
3. Czy Wasze burndown’y mają często podobny kształt? Czy w ruchu karteczek na Waszej tablicy możecie dostrzec powtarzalne wzorce?
4. Co możecie wyczytać z typowego burndown’u i obserwacji tablicy, na temat Waszych przyzwyczajeń i metod organizacji pracy?